Empat Langkah Keterlibatan Pemangku Kepentingan Untuk Transformasi Bisnis yang Sukses

Jay Milligan, Presiden dan CEO, CCi. Jay memiliki lebih dari 30 tahun pengalaman kepemimpinan operasional di berbagai sektor bisnis.

getty

Ditunjuk sebagai CEO sebuah organisasi yang belum pernah Anda tangani sebelumnya selalu merupakan prospek yang menakutkan, terutama jika Anda dibawa untuk melakukan perubahan yang cepat. Anda tidak hanya harus mengenal bisnis, karyawan, dan kliennya, tetapi Anda juga diharuskan untuk mengembangkan strategi perubahan bisnis dan memulai proses transformasi—seringkali semuanya dalam 100 hari pertama Anda.

Sepanjang karir saya berfokus pada penerapan strategi dan manajemen perubahan, saya telah menemukan bahwa kuncinya adalah melibatkan kepemimpinan di semua tingkatan secepat mungkin untuk mendorong perubahan yang harus Anda berikan.

Nafsu untuk berubah selalu menjadi pertanyaan besar. Anda harus melibatkan orang yang tepat dan memastikan semua orang selaras. Pentingnya visi dan budaya—setiap orang mendayung ke arah yang sama dan bekerja menuju tujuan bersama—tidak boleh diremehkan.

Tapi bagaimana Anda secara praktis melibatkan dan menginspirasi orang-orang yang tidak mengenal Anda untuk menyetujui visi perubahan Anda? Dalam pengalaman saya, kepemimpinan yang kuat dan proses keterlibatan pemangku kepentingan yang terstruktur adalah kuncinya. Berikut empat langkah yang harus diikuti.

1. Buat alasan yang jelas untuk perubahan.

Menurut Kotter’s proses delapan langkah untuk memimpin perubahan, langkah pertama dalam setiap inisiatif perubahan harus menciptakan urgensi dalam organisasi dan meyakinkan pemangku kepentingan bahwa perubahan itu perlu.

Agar berhasil, Anda harus membuat alasan bisnis yang jelas untuk perubahan dan mengomunikasikannya secara luas dan sering. Anda tidak pernah bisa membicarakannya terlalu banyak.

2. Identifikasi pemangku kepentingan utama.

Setelah Anda membuat alasan untuk perubahan, fokuslah untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan utama dalam bisnis. Pada akhirnya, setiap orang yang terkena dampak inisiatif perubahan akan menjadi pemangku kepentingan; namun, dalam organisasi besar, CEO tidak mungkin terlibat secara pribadi dengan setiap anggota staf.

Alih-alih, fokuslah untuk menciptakan kelompok pemangku kepentingan yang representatif. Grup ini harus beragam mungkin dan mencakup karyawan dari wilayah, departemen, dan tim yang terkena dampak. Pastikan juga untuk menyertakan orang-orang dari semua tingkatan dalam organisasi Anda, mulai dari eksekutif hingga pemimpin tim dan pekerja garis depan.

Ini penting karena perubahan akan memengaruhi setiap kelompok pemangku kepentingan secara berbeda, dan meninggalkan kelompok mana pun di luar rencana awal Anda dapat menimbulkan penolakan di kemudian hari.

Tim eksekutif Anda akan menjadi kunci dalam memastikan keberhasilan inisiatif perubahan Anda, jadi fokuslah untuk melibatkan mereka terlebih dahulu. Jika mereka setuju dengan strategi, mereka akan mengatur nada, memimpin dengan memberi contoh dan bertindak sebagai duta perubahan, menginspirasi lebih banyak orang dalam organisasi untuk bergabung. Faktanya, Kotter merekomendasikan untuk melibatkan setidaknya 75% dari manajemen perusahaan. sebelum mencoba menerapkan perubahan.

Ini bisa rumit sebagai CEO baru yang bekerja dengan tim eksekutif yang tidak Anda tunjuk, tetapi kuncinya adalah membangun kepercayaan lebih awal dan memimpin dengan memberi contoh. Saya juga merekomendasikan untuk menetapkan ekspektasi di awal, berkomunikasi dengan tim Anda sesering mungkin, dan meminta pertanggungjawaban semua anggota.

3. Kembangkan strategi keterlibatan pemangku kepentingan Anda.

Setelah Anda mengetahui siapa pemangku kepentingan Anda dan Anda telah memilih perwakilan dari setiap kelompok, kembangkan strategi untuk keterlibatan.

Strategi keterlibatan Anda harus disesuaikan dengan bisnis yang Anda ubah; memanfaatkan anggota tim eksekutif dan karyawan berpengaruh yang sudah mendukung perubahan dan menjadwalkan pertemuan empat mata dengan mereka yang tidak. Strategi Anda juga harus mencakup sesi kelompok, seperti balai kota reguler dan obrolan api unggun, untuk meningkatkan transparansi dan memastikan semua karyawan memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

Bentuk tim kantor manajemen proyek (PMO) dan sertakan pemangku kepentingan yang sesuai di seluruh bisnis dengan tujuan, KPI, dan struktur pertemuan yang tepat untuk mendukung transformasi bisnis. Ini akan mendorong ketelitian dan disiplin yang diperlukan untuk mencapai target pertumbuhan Anda.

4. Fokus pada perbaikan berkelanjutan.

Kutipan terkenal Peter Drucker, “Budaya makan strategi untuk sarapan,” sering digunakan untuk menekankan pentingnya orang dalam setiap inisiatif perubahan. Namun, menurut posting baru-baru ini oleh Gary Daynes: “Perencanaan strategis mengabaikan, seringkali secara definisi, masalah operasional. Rencana strategis cenderung berinvestasi pada hal-hal yang mengasumsikan keunggulan operasional, meskipun mungkin tidak ada.” Membuat asumsi tentang keterampilan dan budaya yang ada dalam organisasi adalah cara pasti untuk gagal.

Inilah sebabnya mengapa pendekatan perbaikan berkelanjutan sangat penting. Buat perubahan kecil, ukur, dapatkan umpan balik, lalu ulangi. Metode manajemen lean Hoshin Kanri adalah contoh yang bagus untuk ini.

Hoshin Kanri berfokus pada pencapaian arah terpadu untuk menyelaraskan operasi dengan tujuan strategis organisasi melalui mekanisme perbaikan terus-menerus Catchball dan PDCA (plan, do, check and act).

Catchball mendorong budaya kepemimpinan bersama di mana manajer dan karyawan bersama-sama menyepakati serangkaian tujuan yang optimal. Sedangkan PDCA memungkinkan organisasi untuk mengambil pendekatan ilmiah untuk perbaikan terus-menerus dengan siklus tindak lanjut yang praktis untuk memastikan keberlanjutan.

Menghasilkan inisiatif perubahan yang berhasil.

Dengan mengikuti pendekatan terstruktur untuk keterlibatan pemangku kepentingan dan menerapkan perubahan kecil, menguji dan mengadaptasi jika diperlukan, Anda dapat membawa perubahan strategis yang diperlukan untuk mengubah organisasi.

Dalam kata-kata dari Jim Collins’ dari Dibangun tetap kokoh: “Bila ragu, variasikan, ubah, selesaikan masalah, raih peluang, bereksperimen, coba sesuatu yang baru (konsisten, tentu saja, dengan ideologi inti).”

---

Dewan Bisnis Forbes adalah organisasi pertumbuhan dan jaringan terdepan bagi pemilik dan pemimpin bisnis. Apakah saya memenuhi syarat?

---